„Błędy księgowej obciążą płatnika składek” – artykuł Magdaleny Januszewskiej w „Rzeczpospolitej”
15-07-2014
Nawet jeśli przedsiębiorca lub pracodawca korzystają z pomocy profesjonalisty, i tak na nich spoczywa odpowiedzialność wobec ZUS za to, że nie dopełnią określonych obowiązków.
Najprostszą konsekwencją pomyłek jest nakaz późniejszego uiszczania składki w prawidłowej wysokości wraz odsetkami. Niekiedy skutki bywają bardziej dotkliwe, a nawet nieodwracalne. Nie zawsze też uda się ich uniknąć, odwołując się do sądu.
Po terminie
Dotyczy to np. dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą. Jeśli zainteresowany nie zgłosi się na czas do tego ubezpieczenia, nie skorzysta z zasiłków w razie choroby lub macierzyństwa. Ten sam skutek przyniesie nieprawidłowe opłacenie składki chorobowej, bo zainteresowany wypada z tego ubezpieczenia z mocy prawa.
Zgodnie z wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 7 lipca 2004 r. (III AUa 547/03) zlecenie przez ubezpieczonego osobie trzeciej zapłacenia składki na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe nie usprawiedliwia opóźnienia, które powstało w jej uregulowaniu. Wyrok ten zapadł w sytuacji, w której prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą opłacił za siebie składkę chorobową po terminie, przez co ono ustało. Do opóźnienia doszło z powodu błędu księgowej, przedsiębiorca w tym czasie wyjechał na rehabilitację. ZUS odmówił przywrócenia terminu do opłacenia tej składki. Także sąd uznał, że jeśli ubezpieczony skorzystał z pośrednictwa innej osoby, to jego obciąża jej niestaranność.
Wirtualny profesjonalista
Podobne wnioski płyną także z nowszych orzeczeń sądów dotyczących dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego.
Przykład
W lipcu kobieta zgłosiła się do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i dobrowolnego chorobowego z maksymalną podstawą wymiaru składek. Zapłaciła na czas, ale zaniżoną składkę chorobową. W jej imieniu sprawy ubezpieczeniowe prowadziło biuro rachunkowe i to ono przygotowało dokumenty rozliczeniowe do ZUS wraz z blankietami należnych opłat. We wrześniu poinformowało ją, że program księgowy błędnie wyliczył składkę chorobową za lipiec. Biuro tłumaczyło się tym, że pierwszy raz obliczało składki od maksymalnej podstawy wymiaru i źle wprowadziło dane do programu. Zainteresowana zapłaciła różnicę zaraz po wykryciu omyłki. ZUS odmówił jednak przyjęcia składek po terminie. W konsekwencji ubezpieczenie chorobowe wygasło z mocy prawa. Nieopłacenie składki w pełnej wysokości stanowi bowiem ?nieopłacenie w terminie składki należnej na ubezpieczenie?, na co wskazuje art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 1442 ze zm., dalej ustawa o sus).
W wyroku z 4 września 2012 r. Sąd Apelacyjny w Białymstoku (III AUa 409/12) uznał, że to płatnik jest zobowiązany do wyliczenia składki. Fakt, że korzysta z usług profesjonalnego biura rachunkowego lub programu do wyliczenia składek, nie zwalnia go z obowiązku opłacenia ich na czas i w prawidłowej wysokości. Błąd biura rachunkowego lub błąd programu komputerowego obciąża zobowiązanego do obliczenia i opłacenia ZUS. Do przywrócenia terminu może dojść, gdy nie ma winy w wyliczeniu lub zapłacie takich składek.
U zleceniobiorców ubezpieczenie chorobowe również jest dobrowolne, co bywa źródłem podobnych problemów.
Korekta a zmiana danych
Nawet jeśli ubezpieczony jest świadomy swoich obowiązków wobec ZUS, nie ratuje go to przed zaniedbaniami księgowych. Nie zawsze też zniweluje skutki błędu. Chodzi o to, w jakich okolicznościach wolno skorygować złożone dokumenty. Nie wszystkie zmiany są możliwe w tym trybie.
Przykład
Pani Joanna była osobą współpracującą w firmie męża. Sprawami składek zajmowało się biuro rachunkowe. Kobieta telefonicznie zobowiązała je, aby podwyższyło jej podstawę wymiaru składek. Biuro nie uczyniło tego i wysłało deklaracje według dotychczasowego poziomu. Zainteresowana była wówczas w ciąży. Raport imienny ZUS RCA za ubezpieczoną za maj 2011 r. złożono ze standardową podstawą. Płatnik próbował potem ratować sytuację i 14 czerwca 2011 r. złożył korygujący dokument ZUS RCA za maj z podstawą wymiaru składek 6 tys. zł. Od niej 15 czerwca 2011 r. zapłacił składki. ZUS zakwestionował jednak podwyższenie. Stwierdził, że płatnik nie może powoływać się na art. 20 ust. 3 ustawy o sus, bo przepis ten wprawdzie dopuszcza możliwość podniesienia podstawy wymiaru składek, ale nie w trybie korekty w trakcie trwania okresu, za który już wcześniej zadeklarowano jej wysokość. Sąd Apelacyjny w wyroku z 7 maja 2013 r. (III AUa 1171/12) uznał, że na gruncie art. 41 ust. 6 ustawy o sus należy odróżnić korektę od zmiany danych. Zmiana występuje wtedy, gdy określone dane uległy następczej modyfikacji w stosunku do tych wykazanych we wcześniej złożonych dokumentach, przy czym dane pierwotne wykazane były prawidłowo i odpowiadały rzeczywistemu stanowi. Zgłoszenie zmiany danych powoduje ich modyfikację ze skutkiem na przyszłość, podczas gdy korekta występuje, gdy trzeba wyeliminować błąd popełniony we wcześniej przekazanych dokumentach. Powodem korekty w raporcie miesięcznym może być błąd w obliczeniu wynikający ze źle wpisanej kwoty składki. Poprawienie deklaracji rozliczeniowej nie może natomiast prowadzić do zmiany podstawy wymiaru.
Łatwiej będzie więc wytłumaczyć się z pomyłki, gdy nastąpi ona tylko w części dokumentów, tzn. jest różnica w zgłoszeniu do ubezpieczenia i późniejszych deklaracjach rozliczeniowych. Szczególnie jeśli w jej wyniku przedsiębiorca zapłaci do ZUS więcej, niż powinien.
Zaszkodzi tylko ta pomyłka, która zaniży należności ZUS
Nie każdy błąd przy ustalaniu składki wypadkowej uzasadnia ukaranie płatnika podwyższeniem mu stopy procentowej o połowę.
Dla ubezpieczających do 9 osób jest ona zryczałtowana. U płatników ubezpieczających więcej osób zasady są bardziej skomplikowane, ale w uproszczeniu można wyróżnić tych, którzy sami ustalają tę stopę i tych, u których bierze w tym udział ZUS.
Art. 34 ust. 1 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 167, poz. 1322 ze zm., dalej ustawa wypadkowa) przewiduje, że jeżeli płatnik nie przekaże danych lub poda je nieprawdziwe, co spowoduje zaniżenie stopy procentowej składki wypadkowej, ZUS ustala tę stopę, w drodze decyzji, na cały rok składkowy w wysokości 150 proc. stopy ustalonej na podstawie prawidłowych danych. Płatnik musi wtedy odprowadzić zaległe składki z odsetkami za zwłokę.
Przykład
W tarapaty wpadł przedsiębiorca, który zatrudniał dwóch pracowników, więc odprowadzał zryczałtowane składki wypadkowe. Przez kilka lat korzystał z usług biura rachunkowego. W czerwcu 2009 r. aktualizowało ono swój program płacowy. Przy ?importowaniu? danych do programu Płatnik zaczął on wykazywać stopę 1,47 proc. zamiast 1,67 proc. Błąd wykryto po dwóch miesiącach. ZUS stwierdził, że zaniżenie stopy procentowej było skutkiem niewłaściwego ustalenia grupy działalności i podwyższył o połowę stopę składki na cały rok. Sprawa dotarła do Sądu Najwyższego (postanowienie z 4 lutego 2011 r., II UZP 1/11). Wyjaśnił, że ZUS może zastosować sankcję z art. 34 ust. 1 w związku z art. 34 ust. 3 ustawy wypadkowej wobec płatników zgłaszających do ubezpieczenia wypadkowego nie więcej niż 9 osób tylko wtedy, gdy nieprawidłowo ustalili liczbę ubezpieczonych, czego rezultatem jest zaniżenie stopy procentowej składki. W tej kategorii płatników jedynie liczba zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego ma znaczenie dla ustalenia stopy procentowej, niezależnie od grupy działalności, do której należą. Przekazanie niższej składki od wymaganej, jeśli wynika z innych powodów (np. matematycznej pomyłki w wyliczeniu, wadliwego importowania danych do programu komputerowego) nie wyczerpuje art. 34 ust. 3 w związku z ust. 1 ustawy wypadkowej. Nie można więc karać przedsiębiorcy podwyżką stopy procentowej składki.
Niewłaściwe ustalenie składki wypadkowej może też dotyczyć większych płatników.
Ciężar dowodu
Płatnikowi składek będzie ciężko przekonać ZUS, że to przez księgową lub biuro rachunkowe nie dopełnił obowiązków i dlatego powinny go ominąć negatywne konsekwencje zaniedbań. W razie sporu zainteresowany musi wykazać, że błąd w obliczeniu składki nastąpił z winy innych osób. Robi to zgodnie z ogólną zasadą z art. 6 k.c., że ciężar udowodnienia faktu spoczywa na tym, kto z tego faktu wywodzi skutki prawne. Przed zleceniem czynności księgowej lub biuru rachunkowemu warto sprawdzić, czy i na jaką kwotę są ubezpieczeni od odpowiedzialności cywilnej. W razie pomyłki, która przecież może się zdarzyć, jest wtedy szansa zrekompensowania szkody poniesionej przez płatnika.
Więcej na stronach „Rzeczpospolitej”