„Praca w godzinach nadliczbowych pracowników samorządowych” – artykuł Magdaleny Januszewskiej w „Gazecie Samorządu i Administracji”

28-11-2017

To podwładny decyduje, czy w ramach rekompensaty za pracę w godzinach nadliczbowych odbierze czas wolny czy dostanie wynagrodzenie.

Przy określaniu czasu pracy pracowników samorządowych stosuje się większość ogólnych zasad przewidzianych w Kodeksie pracy (dalej: k.p.). Są jednak pewne obszary, w których obowiązują szczególne reguły wynikające z ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 902, dalej: u.p.s.). Wynika to ze specyfiki pracy w jednostkach samorządowych i służebnej roli urzędów.

Potrzeby urzędu

Regulamin pracy u pracodawcy samorządowego musi określać porządek wewnętrzny i rozkład czasu pracy w sposób zapewniający obywatelom załatwianie spraw w dogodnym dla nich czasie (art. 42 ust. 1 u.p.s.). To zatem cel działania samorządu przesądza o tym, że pracownicy samorządowi niekiedy muszą pracować w soboty lub zostawać dłużej w pracy, a czasem wykonywać swoje obowiązki poza urzędem. Możliwe jest zawarcie w regulaminie pracy takich rozwiązań, które pozwolą na unikanie zlecenia pracy w nadgodzinach przy jednoczesnej realizacji celu – umożliwienia obywatelom załatwiania spraw w dogodnym dla nich czasie. Wolno więc w regulaminie ustalić, że praca odbywać się będzie od poniedziałku do soboty między godz. 7.00 a 18.00, przy czym pracownicy pracują według indywidualnych harmonogramów przewidujących pracę 8 godzin na dobę. Można także wprowadzić ruchome godziny rozpoczynania i kończenia pracy, co częściowo rozwiązuje problem obsady w urzędach wcześnie rano i późno po południu. Wolno także stosować pracę zmianową.

Nadgodziny na polecenie

Jednym ze szczególnie uregulowanych ustawą obszarów są niektóre kwestie dotyczące nadgodzin. Jednak praca w godzinach nadliczbowych nie może być regułą. Po pierwsze musi wynikać z potrzeb pracodawcy, a po drugie – z polecenia przełożonego. Wskazuje na to wprost art. 42 ust. 2 u.p.s. Nie trzeba więc nadzwyczajnych okoliczności, aby zostać po godzinach. To łagodniejszy warunek niż w wypadku ogółu pracodawców – nie muszą bowiem wystąpić szczególne potrzeby pracodawcy, jak wynika to z art. 151 k.p. Natomiast dodatkową pracę w porze nocnej, niedziele i święta można polecić tylko w wyjątkowych przypadkach.

Niekiedy za zgodą

Nie każdemu pracownikowi samorządowemu można polecić pracę w nadgodzinach. Jak wskazuje art. 42 ust. 2 u.p.s., nie można tego zrobić w odniesieniu do kobiet w ciąży oraz do pracowników samorządowych sprawujących pieczę nad osobami wymagającymi stałej opieki lub opiekujących się dziećmi w wieku do ośmiu lat. W tym przypadku potrzebna jest ich zgoda. O ile więc zakaz w stosunku do ciężarnych jest bezwzględny, o tyle w stosunku do pozostałych pracowników zależy od ich zgody, która powinna zostać wyrażona na piśmie. Należy też uwzględnić inne zakazy zatrudniania w godzinach nadliczbowych wynikające z ogólnych przepisów – szczególnie w odniesieniu do osób niepełnosprawnych i młodocianych.

Konieczny odpoczynek

Szefowie powinni także pamiętać, że przy zlecaniu pracy w nadgodzinach należy zadbać o to, aby nie dochodziło do naruszeń dobowych i tygodniowych norm wypoczynku. Nawet jeśli dana osoba pracuje w nadgodzinach, to powinna mieć zapewniony 11-godzinny odpoczynek dobowy, a jeśli pracuje w weekend – także 35-godzinny wypoczynek tygodniowy. Tylko w wyjątkowych wypadkach można naruszyć te normy wypoczynku.
Jak wynika z art. 132 k.p., może to nastąpić w stosunku do:

• pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy;
• przypadków konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii.

Poza tym trzeba zachowywać limity nadgodzin – zarówno roczne (z k.p. wynika 150-godzinny, ale można go w drodze wewnętrznych regulacji zmienić), jak i średniotygodniowe (przeciętnie nie więcej niż 8 godzin nadliczbowych na tydzień w okresie rozliczeniowym).

Rekompensata za nadgodziny

Różnice w wypadku pracowników samorządowych w porównaniu do zasad ogólnych widoczne są w wypadku rekompensowania pracy w nadgodzinach. Zgodnie z art. 42 ust. 4 u.p.s.pracownikowi samorządowemu za pracę wykonywaną na polecenie przełożonego w godzinach nadliczbowych przysługuje, według własnego wyboru, wynagrodzenie albo czas wolny w tym samym wymiarze. Wolny czas, na wniosek pracownika, może być udzielony w okresie bezpośrednio poprzedzającym urlop wypoczynkowy lub po jego zakończeniu.

Z brzmienia ustawy o pracownikach samorządowych wyraźnie wynika jedynie wybór wynagrodzenia albo czasu wolnego, przy czym jest to alternatywa rozłączna, tzn. przysługuje albo wynagrodzenie, albo czas wolny.
Pismo Głównego Inspektora Pracy z 25 czerwca 2009 r., zn. GPP-433-4560-42/09/PE/RP

Trzeba pamiętać, że odbiór nadgodzin zawsze rozliczany jest na zasadzie godzina za godzinę. To pracownik ma wybór – czy chce „odebrać godziny”, czy woli dostać za nie dodatkowe wynagrodzenie. Jeśli decyduje się na odbiór wolnego, to zasadniczo powinno to nastąpić do końca okresu rozliczeniowego, ale u.p.s. dopuszcza też skumulowanie nadgodzin i wykorzystanie rekompensaty wraz z urlopem wypoczynkowym. Pracodawca jest związany jego decyzją. Nie oznacza to jednak, że podwładny może narzucić termin wykorzystania czasu wolnego. Swoją decyzję pracownik powinien zakomunikować pracodawcy – najlepiej na piśmie – tak, aby przełożony mógł udzielić dodatkowego wolnego w okresie rozliczeniowym, wypłacić dodatkowe wynagrodzenie lub odnotować że podwładny odbierze nadgodziny wraz z urlopem.

Dodatkowe wynagrodzenie

Zgodnie z art. 151¹ k .p. z a p racę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, przysługuje dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających: w nocy; w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy; w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Niższy, bo 50% dodatek przysługuje za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu. Pracownikowi przysługuje zatem za pracę w godzinach nadliczbowych normalne wynagrodzenie i dodatek albo normalne wynagrodzenie i rekompensata w postaci czasu wolnego. Inaczej jest w wypadku pracowników samorządowych. Po początkowych wątpliwościach przyjęto interpretację, że art. 42 ust. 4 u.p.s. to przepis szczególny w stosunku do przepisów k.p. Oznacza to, że pracownik samorządowy nie może liczyć na dodatki. W ramach rekompensaty przysługuje mu tylko normalne wynagrodzenie albo czas wolny. Każda jednostka może jednak w wewnątrzzakładowych przepisach ustanowić dodatki za godziny nadliczbowe – w ramach swojego budżetu. Mogą one mieć inną wysokość niż te określone w k.p. Wynika to z art. 39 ust. 2 pkt 2 u.p.s., który umożliwia pracodawcy samorządowemu prawo do określenia w regulaminie wynagradzania warunków i sposobu przyznawania innych dodatków niż funkcyjny i specjalny.

Sobota, niedziela i święto

Największe wątpliwości budzi jednak praca w soboty, niedziele i święta. Ustawa o pracownikach samorządowych nie zawiera bowiem szczególnych regulacji dotyczących pracy w takie dni. Trzeba zatem stosować ogólne zasady. Z art. 151³ k.p. wynika zaś, że pracownikowi, który wykonywał pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, przysługuje w zamian inny dzień wolny od pracy udzielony pracownikowi do końca okresu rozliczeniowego, w terminie z nim uzgodnionym. Przyjmuje się, że za pracę w niedziele i święta należy się dzień wolny na zasadach kodeksowych.

Zgodnie z art. 151¹¹ k.p. tylko za pracę w niedziele i święta oddaje się dodatkowy dzień wolny. W przypadku pracy w sobotę pracownikowi należy się czas wolny w tym samym wymiarze lub wynagrodzenie. Z brzmienia przepisu art. 42 ust. 2 wynika, że wybór wynagrodzenia albo czasu wolnego jest alternatywą rozłączną, czyli nie można jednocześnie otrzymać i wynagrodzenia, i czasu wolnego.
Pismo Departamentu Prawnego Kancelarii Prezesa Rady Ministrów z 29 maja 2009 r.

Przepracowanie w wolną sobotę pięciu czy sześciu godzin nie oznacza przekroczenia normy dobowej (tak będzie dopiero od 9. godziny pracy), przekroczenia normy średniotygodniowej czasu pracy ustalane są zaś dopiero z końcem okresu rozliczeniowego. Tym samym czas ten do końca trwającego okresu rozliczeniowego czasu pracy stanowi pracę w dniu wolnym wynikającym z obowiązującej również w stosunku do pracowników samorządowych zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Za taką pracę w okresie rozliczeniowym powinien być udzielony dzień wolny od pracy w terminie uzgodnionym z pracownikiem (zob. M. Rotkiewicz, Ustawa o pracownikach samorządowych. Komentarz, Warszawa 2016, uwagi do art. 42).

Pracownikowi samorządowemu świadczącemu na polecenie przełożonego pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, tj. w sobotę (zgodnie z rozkładem czasu pracy soboty są dniami wolnymi od pracy), należy udzielić innego (całego) dnia wolnego od pracy do końca okresu rozliczeniowego, w którym tę pracę świadczył, w terminie z nim uzgodnionym. Stanowisko Komisji Prawnej GIP z 12 września 2013 r.

Może się jednak zdarzyć, że praca w sobotę stanie się pracą w godzinach nadliczbowych – jeśli do końca okresu rozliczeniowego nie zostanie udzielony dzień wolny. Wtedy pracę taką trzeba będzie zrekompensować na zasadach wynikających z u.p.s. – wynagrodzeniem lub odebraniem wolnego wraz z urlopem.

Kadra kierownicza

Równie problematyczna jest kwestia pracy w godzinach nadliczbowych osób zarządzających jednostkami samorządowymi. Zgodnie bowiem z ogólną regułą wynikającą z art. 151⁴ § 1 k.p. pracownicy zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy wykonują w razie konieczności pracę poza normalnymi godzinami pracy bez prawa do wynagrodzenia oraz dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych. Zgodnie z art. 151⁴ § 2 k.p. kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych zakładu pracy mają prawo do dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych tylko w dni wolne od pracy, jeżeli za pracę w tych dniach nie otrzymali innego dnia wolnego od pracy. W zakresie zastosowania tego przepisu powstają rozbieżne stanowiska. W literaturze aprobatę zyskuje stanowisko, zgodnie z którym art. 151⁴ § 1 k.p. stosuje się wprost do wymienionych tam osób zatrudnionych w samorządzie terytorialnym, natomiast § 2 tego przepisu znajdzie odpowiednie (z modyfikacjami) zastosowanie do kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych zatrudnionych w samorządowych jednostkach organizacyjnych. Kierownikowi takiej jednostki za pracę w godzinach nadliczbowych w niedzielę lub święto będzie przysługiwało wyłącznie prawo do normalnego wynagrodzenia, jeżeli za pracę w takim dniu nie otrzymał on innego dnia wolnego od pracy (zob. Baran Krzysztof W. [red.], Komentarz do ustawy o pracownikach samorządowych, [w:] Prawo urzędnicze. Komentarz, uwagi do art. 43).

Więcej w Gazecie Samorządu i Administracji nr 11 / 2017 oraz na stronach Inforu