„Czas na zaplanowanie wypoczynku” – artykuł Magdaleny Januszewskiej w „Gazecie Samorządu i Administracji”

20-02-2018

Wraz z nadejściem nowego roku pracodawcy sporządzają plany urlopowe.

Postuluje się, aby plany urlopowe przygotowywać do końca roku poprzedniego. W praktyce często pracodawcy robią to na początku danego roku. Rok 2018 jest o tyle wyjątkowy, że kończą się kadencje wójtów, burmistrzów i prezydentów miast. Powinni więc wykorzystać swoje urlopy, szczególnie te zaległe.

Zaległy w pierwszej kolejności

Obowiązek tworzenia planów urlopowych wynika z ogólnych przepisów prawa pracy. W myśl art.  163 §  1 K.p., urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 167². Chodzi tu o urlop na żądanie, z natury którego nie sposób przewidzieć, kiedy będzie pracownikowi potrzebny. Stanowi on co prawda część urlopu wypoczynkowego i pomniejsza realnie jego wymiar, ma jednak odrębne od niego cechy.

Wszelkie inne typy urlopów powinny być w planie ujęte. Dotyczy to zatem „nowych” urlopów, do których pracownicy nabywają prawo w dniu 1 stycznia każdego roku (art. 153 § 2), urlopów początkujących pracowników, czyli nabywanych w roku kalendarzowym, w którym podwładny podejmuje pierwszą pracę, do których prawo nabywane jest z upływem każdego miesiąca pracy (art. 153 § 1), urlopy uzupełniające, czyli wynikające ze zwiększenia wymiaru urlopu dla danego pracownika  (art. 158) i urlopy zaległe (niewykorzystane w latach ubiegłych, o ile nie uległy przedawnieniu). Pojawiają się wątpliwości co do tego, czy plan powinien obejmować ten ostatni rodzaj urlopu. Ostatecznie powinien on być zaplanowany w latach poprzednich. Nie można jednak wykluczyć sytuacji, gdy pracownik taki urlop ma, a w sytuacji gdy jest go dużo, powinien zostać ujęty w planach, aby nie dopuścić do tworzenia kolejnych „nadwyżek” urlopu, a w rezultacie przedawnienia roszczenia o urlop za dany rok.

Biorąc pod uwagę, że urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystywany w naturze, w pierwszej kolejności powinno planować się wykorzystanie zaległego urlopu wypoczynkowego (zob. wyrok SN z 9.5.2013 r., II PK 199/12), pamiętając, że powinien on być udzielony do końca trzeciego kwartału następnego roku.

Czasem plan nie jest wymagany

Ustawodawca przewidział także wyjątki od ogólnej zasady tworzenia planów urlopowych. Zgodnie z art.  163 §  1¹ K.p., pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę. Dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem.

Bez względu na to, czy u pracodawcy działają związki, czy nie,  plan urlopów pracodawca ustala samodzielnie. Nie musi uzgadniać terminów wolnego ze związkami zawodowymi. Konieczne jest natomiast współdziałanie w tym zakresie z bezpośrednio zainteresowanymi.  Pracownicy powinni więc złożyć wnioski zawierające sugestie co do oczekiwanego terminu urlopu. Pracodawca powinien zaś je uwzględnić.

Pracodawca nie jest jednak związany wnioskami pracowników i nie musi ich uwzględniać, jeżeli w jego ocenie spowodują one zakłócenie normalnego, nieprzerwanego toku pracy (por. wyr. SN z 16.12.2008 r., I PK 88/08).

Przepisy przewidują kilka sytuacji, w których pracodawca jest związany terminem wskazanym we wniosku urlopowym pracownika:

– należy udzielić urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim lub urlopie rodzicielskim (art. 163 § 3 i art. 182^1g),

– na wniosek pracownika, który adoptował dziecko należy udzielić urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po zakończeniu urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego lub urlopu rodzicielskiego (art. 183 § 2 i 5),

– ojcu należy udzielić mu urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po zakończeniu urlopu ojcowskiego (art. 183³ § 3)

– młodocianemu uczęszczającemu do szkoły należy udzielić mu urlopu w okresie ferii szkolnych (art. 205 § 3).

Plan niekoniecznie na rok

Pomimo, że nie wszyscy pracodawcy muszą tworzyć plany urlopowe, to wielu z nich to robi, aby zapewnić sprawną organizację pracy przez cały rok. Niektórzy ograniczają się do określenia terminów urlopów obejmujących nieprzerwanie 14 kolejnych dni kalendarzowych. Inni zawężają plany do miesięcy wakacyjnych.

Kodeks pracy nie wymaga bowiem, aby plan urlopów sporządzany był na cały rok kalendarzowy albo żeby dotyczył wszystkich zatrudnionych. Można go sporządzać na krótsze okresy.  Nie ma także przeszkód, aby część urlopu podwładnych pozostała niezaplanowana.

Plan trzeba ogłosić

Plan zacznie obowiązywać, jeśli zostanie odpowiednio ogłoszony. 

Więcej w miesięczniku „Gazeta Samorządu i Administracji” nr 2/2018 wersja elektroniczna