„Wypoczynku nie można odkładać w nieskończoność” – artykuł Magdaleny Januszewskiej w „Gazecie Samorządu i Administracji”

26-08-2019

Pracownik powinien wykorzystać urlop w tym roku, za który on przysługuje. Jak mówi art.  161 K.p., pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. W praktyce – z różnych przyczyn – tak się nie dzieje, nawet jeśli został prawidłowo zaplanowany.

Zgodnie bowiem z art.  163 §  1 K.p., urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Ustala go pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego zgodnie z art. 167² K.p. (czyli urlopu na żądanie).

Jeśli u pracodawcy nie działają związki zawodowe albo działają, ale wyrażą na to zgodę, to nie trzeba sporządzać planów urlopów. Wtedy jednak pracodawca ustala termin wolnego po porozumieniu z pracownikiem (art.  163 §  1¹ K.p.).

Konieczne przesunięcia

W praktyce nie zawsze udaje się wykorzystać wolne w zaplanowanym terminie, zarówno z przyczyn leżących po stronie podwładnego, jak i pracodawcy.

Jak wskazuje art.  164 §  1 K.p., przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami, zaś w myśl §  2 tego artykułu, przesunięcie jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Wyjątkowo szef może odwołać z trwającego już urlopu. Jak wskazuje art.  167 §  1 K.p. jest to możliwe tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.

Niekiedy jednak zmiana terminu urlopu to skutek okoliczności niezależnych od woli stron stosunku pracy. Pracownik musi skorzystać z niego później, jeżeli nie może rozpocząć go w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu (art. 165 K.p.):

1) czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,

2) odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

3) odbywania ćwiczeń wojskowych lub przeszkolenia wojskowego albo pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, przez czas do 3 miesięcy,

4) urlopu macierzyńskiego.

Z tych też przyczyn, zgodnie z art.  166 K.p., pracodawca jest obowiązany udzielić w terminie późniejszym urlopu niewykorzystanego.

W tych wypadkach zwykle powstają zaległości urlopowe.

Nie ma wyboru co do terminu

Są sytuacje, w których niezależnie od planów i porozumień urlopu trzeba udzielić w wybranym przez pracownika czasie. Zgodnie z art.  163  §  3 K.p., na wniosek pracownicy udziela się jej urlopu bezpośrednio po urlopie macierzyńskim; dotyczy to także ojca, jeśli to on korzysta z urlopu macierzyńskiego. Inny przypadek to tzw. urlop na żądanie z art. 167² K.p., czyli cztery dni wolne w wybranej przez podwładnego chwili.

Z kolei sytuację, gdy to pracodawca wybiera moment wykorzystania wolnego określa art. 167¹. K.p. W okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym czasie pracodawca mu go udzieli. W takim przypadku wymiar udzielonego urlopu, z wyłączeniem urlopu zaległego, nie może przekraczać wymiaru wynikającego z art. 155¹. Można zatem udzielić całego urlopu zaległego i proporcjonalnej do okresu zatrudnienia w danym roku części urlopu bieżącego. Wówczas to pracownik musi się dostosować i wykorzystać wolne w wybranym przez pracodawcę terminie. W ten sposób pracodawca unika wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w sytuacji, gdyby pracownik sam nie wystąpił z inicjatywą skorzystania z wolnego.

Obowiązek pracodawcy

W standardowych sytuacjach, gdy dochodzi do powstania zaległości, pracodawca ma obowiązek udzielenia takiego ubiegłorocznego urlopu do końca trzeciego kwartału kolejnego roku.

Jak stanowi art.  168 K.p., urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego; nie dotyczy to części urlopu udzielanego zgodnie z art. 167².

Wystarczy, że udzielony urlop rozpocznie się najpóźniej 30 września, nie musi być do tego dnia wyczerpany. Nie trzeba go przewidywać w planie urlopów ani w porozumieniu z pracownikiem. Z punktu widzenia pracodawcy oczywiście lepiej ustalić wcześniej, kiedy podwładny pójdzie na zeszłoroczny urlop. Tak też nakazuje §  5 rozporządzenia MPiPS z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z 1997 r. Nr 2 poz. 14). Zgodnie z tym przepisem, w okolicznościach uzasadniających przesunięcie urlopu na inny termin niż określony w planie urlopów lub ustalony po porozumieniu z pracownikiem, pracodawca udziela pracownikowi niewykorzystanego urlopu w terminie z nim uzgodnionym.

Moim zdaniem nie ma przeszkód, aby pracodawca zaplanował w planie urlopowym lub w porozumieniu zaległy urlop od razu – gdyż w jego interesie jest, aby w pierwszej kolejności dążyć do zredukowania zaległości urlopowych.

Warto w tym miejscu zauważyć, że SN z wyroku z 9 maja 2013 r. II PK 199/12 stwierdził, że  „udzielenie urlopu w kolejnym roku kalendarzowym (art. 168 KP) stanowi wyjątek od reguły udzielania urlopu na bieżącego (art. 161 KP). Regulacja ta łącznie z podstawową zasadą wykorzystywania urlopu jako okresu odpoczynku od pracy, uzasadnia wnioskowanie, choćby z mniejszego na większe (a minori ad maius), że urlop zaległy powinien być wykorzystywany (udzielany) przed urlopem bieżącym. Potwierdza to wniosek wynikający z przedawnienia urlopu, gdyż przy przeciwnej wykładni kompensata niewykorzystanego urlopu może nie być pełna.”

Jeśli nawet pracownik nie wykorzysta zaległego wolnego do końca września kolejnego roku, to nie przepada ono. Nadal ma do niego prawo, gdyż  do urlopu wypoczynkowego stosuje się trzyletni termin przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy przewidziany w art. 291 § 1 K.p.  Tak też wynika z wyroku SN z 11 kwietnia 2001 r. I PKN 367/00. Stwierdzono w nim ponadto, że rozpoczęcie biegu tego terminu następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje (art. 161 K.p.), bądź najpóźniej z końcem pierwszego kwartału roku następnego (przy czym w myśl obecnie obowiązujących przepisów termin ten należałoby liczyć od 30 września kolejnego roku), jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (art. 168 K.p.).”

Czyje prawo, czyj obowiązek

Art.  168 K.p., wskazuje, że ubiegłorocznego urlopu należy udzielić, co wskazuje że jest to obowiązek pracodawcy. Nie nakłada jednak na pracownika ani obowiązku zainicjowania takiego urlopu, ani obligatoryjnego skorzystania z terminu wskazanego przez przełożonego.

Powstają więc wątpliwości, czy pracodawca może wysłać podwładnego na zaległy urlop do 30 września kolejnego roku. Ma to znaczenie, gdyż naruszenie obowiązku udzielenia zaległego urlopu przewidziane w art. 168 K.p. jest wykroczeniem (art. 282 § 1 pkt 2 K.p.).

Kwestia ta była przedmiotem rozważań orzecznictwa i doktryny. Głos w sprawie zabierała też Państwowa Inspekcja Pracy. Ostatecznie dominujące stało się stanowisko wyrażone w wyroku Sądu Najwyższego z  24 stycznia 2006 r. I PK 124/05, że pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy nie wyraża na to zgody. Do tego poglądu przychyliła się też PIP. Wolno zatem wyznaczyć podwładnym terminy, w których muszą wykorzystać zaległy urlop wypoczynkowy – pamiętając, że z dniem rozpoczęcia urlopu trzeba zmieścić się do 30 września włącznie. W związku z tym w interesie pracownika jest z kolei wystąpić z inicjatywną wykorzystania zaległego wolnego w wybranym przez siebie terminie, tak aby nie być zmuszonym do odpoczynku wtedy, gdy każe pracodawca.

Konieczna zgoda

Czy oznacza to, że po upływie 30 września pracownik może samowolnie skorzystać z zaległego urlopu? Nie. W takim wypadku może jedynie sądownie dochodzić udzielenia urlopu do czasu przedawnienia roszczenia o ten urlop. Takie stanowisko prezentowane jest w wyroku SN z 5 grudnia 2000 r., I PKN 121/00: zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu zaległego urlopu wypoczynkowego nie usprawiedliwia nieobecności pracownika w pracy. Naruszenie przez pracodawcę obowiązku udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego za dany rok do końca pierwszego kwartału (obecnie do 30 września) następnego roku kalendarzowego nie uprawnia pracownika do rozpoczęcia po tym terminie urlopu bez zgody pracodawcy.

Co z urlopem na żądanie

Omawiany art.  168 K.p., wskazuje, ze zasada udzielania zaległego urlopu do 30 września następnego roku nie dotyczy części urlopu udzielanego na żądanie K.p. (art. 167² K.p.). Tu również powstawały wątpliwości, jak interpretować tę regułę. Utrwaliło się przekonanie, że w kolejnym roku kalendarzowym urlop na żądanie staje się „zwykłym” urlopem, który można wykorzystać na ogólnych zasadach, także po 30 września. Z pewnością zaś nie można kumulować dni „na żądanie”, gdyż takich – zgodnie z art. 167² K.p. – może być w danym roku kalendarzowym tylko cztery. W tym trybie można zatem wziąć wolne przez maksymalnie cztery dni w roku kalendarzowym. W kolejnym pojawia się nowa, czterodniowa pula urlopu w trybie „na żądanie” do wykorzystania tylko w danym roku.

Plany na przyszłość

Co jakiś czas przetacza się debata na temat zasad wykorzystywania zaległego urlopu. Ostatnio przyczynkiem do takiej dyskusji był projekt Kodeksu pracy opracowany przez Komisję Kodyfikacyjną Prawa Pracy, a opublikowany w listopadzie 2018 r. na rządowych stronach internetowych. Utrzymano w nim niektóre zasady, m.in. dotyczące przesuwania urlopów. Pojawiły się jednak także nowe rozwiązania:

– pracodawca miałby udzielać pracownikowi urlopu wypoczynkowego  w okresie między 1 stycznia roku kalendarzowego, w którym pracownik nabył do niego prawo, a 31 stycznia kolejnego roku kalendarzowego.

– nieudzielonego lub niewykorzystanego urlopu trzeba by udzielić najpóźniej do 31 marca roku następnego kalendarzowego (przypomnijmy, że takie rozwiązanie istniało do końca 2011 r.)

– w razie nieudzielenia urlopu w tych terminach, prawo do urlopu wygasałoby, a pracownikowi przysługiwało zadośćuczynienie w wysokości 2-krotności wynagrodzenia urlopowego, jakie przysługiwałoby mu, w razie udzielenia tego urlopu w ostatnim możliwym terminie.

– pracownik nie mógłby jednak liczyć na zadośćuczynienie, jeśli to z przyczyn leżących po jego stronie nie doszłoby do udzielenia wolnego. Wtedy miałby jednak prawo do rekompensaty w  wysokości wynagrodzenia urlopowego, chyba, że wnioskowałby o udzielenie urlopu  w ciągu 6 miesięcy od ustania przyczyny jego niewykorzystania w terminie.

– prawo do zadośćuczynienia lub rekompensaty wygasałoby w terminie 3 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym pracownik nabył prawo do urlopu.

Więcej w „Gazecie Samorządu i Administracji” nr 8/2019.